Un paso hacia delante

Cuando se va produciendo la implantación progresiva de las NTICs, existe el prejuicio de que la ley del mercado dicta que no hay pasos intermedios si se quiere ser competitivo.

La RFID se asocia con proyectos piloto de grandes firmas con presupuestos multimillonarios para invertir en I+D. Sin embargo, a día de hoy, puede ser la palanca para que una empresa dé un salto adelante en la gestión de su almacén, sin necesidad de que esa solución esté integrada dentro de su cadena de suministro o haya sido impuesta por su cliente. Es el caso de una Empresa Industrial, líder en su segmento de mercado y en una de cuyas plantas se montan productos con componentes metálicos y electrónicos para uso en edificios y viviendas, cuyo proyecto de implantación de RFID en su almacén caótico fue llevada a cabo por una consultora AMIPEM.

La implantación de una solución de RFID para este cliente venía motivada por su importante crecimiento de los últimos dos años y por las interesantes expectativas de futuro. A pesar de su alta especialización, el montaje de tales artículos tiene la complejidad derivada de que las 250 referencias de producto terminado se crean a partir del ensamblaje de unas 2.400 referencias, todas ellas de pequeño tamaño: el producto acabado no rebasa en ningún caso los 50 centímetros de largo o ancho. Esto hace que en el momento de almacenar las referencias primarias (antes del ensamblaje) se puedan llegar a colocar varias referencias en un mismo hueco de almacén. Los embalajes con referencias están ubicados en estanterías metálicas sin que haya espacios concretos para ellos. Una vez que se tiene la orden de producción, los operarios del almacén de producto primario (2.400 referencias y 500 metros cuadrados con estanterías a cuatro alturas) llevan las referencias a la planta de ensamblaje, desde donde van al almacén de producto terminado (250 referencias en 500 metros cuadrados en dos plantas).

Estas instalaciones (almacenes y planta de ensamblaje) están dentro de un mismo edificio, por lo que su interconectividad física es muy fácil. Desde el almacén de producto acabado se envía los productos a los distribuidores de la firma, nunca al cliente final. Debido a los procesos productivos de la firma, la gestión de los almacenes se venía haciendo de forma caótica, utilizándose un SGA desarrollado en exclusiva para la empresa, y con el control de la cadena de suministro en una simple hoja de cálculo en la que se recogían las referencias y su ubicación. Asimismo, la identificación de huecos se realizaba a través de tarjetas impresas, incorporadas a un soporte imantado adherido a las estanterías metálicas.

Esta gestión del almacén y el control de las referencias fueron efectivos durante muchos años. Ahora bien, debido al importante crecimiento que estaba experimentando la compañía, se mostraba ya claramente insuficiente y se estaban produciendo muchos desajustes en su cadena de suministro, pues con demasiada frecuencia se tardaba mucho tiempo en encontrar las piezas requeridas para el montaje. Por tanto, los gerentes llegaron a la conclusión de que el soporte requerido para este crecimiento orgánico no era tanto aumentar el tamaño de sus instalaciones y su plantilla, sino mejorar el modelo de gestión de que se disponía.

Entre los problemas que tenía que afrontar el equipo de trabajo de la planta hay que destacar, tres principales:

La pérdida permanente o temporal de componentes: “En el almacén de producto primario no se disponía de una herramienta objetiva para su localización a tiempo, de modo que el éxito de esta búsqueda estaba ligado a la experiencia y a la memoria laboral de los empleados. Este factor, en una operativa de trabajo diaria que exigía trabajar de forma cada vez más rápida y con más piezas para una cantidad creciente de producto acabado, era una rémora para poder dar un correcto servicio al cliente».
A consecuencia del punto anterior, se producían ineficacias en la preparación de los lotes de piezas necesarias para atender las órdenes de producción, con los retrasos consiguientes en la cadena de montaje.
Esto conducía a una sensible pérdida de productividad y a una mala comunicación interna entre los equipos de trabajo, pues al depender la búsqueda de las piezas de la memoria y la experiencia de cada empleado, era fácil subjetivizar la asignación de responsabilidades en caso de que se produjeran paradas en el aprovisionamiento a la planta de ensamblaje.

Realmente, la hoja de cálculo seguía siendo efectiva, pues a través de los estados contables de piezas se sabía el consumo de las mismas y donde se producían las roturas de stocks: “La clave estaba en que no tenía la rapidez que la operativa diaria estaba demandando”.

Cuando los clientes acudieron a la consultora, no había una idea muy clara de qué medios emplear para mejorar la situación, tan solo se quería una solución que diera rendimiento a medio y largo plazo: “Tras estudiar el almacén, la situación de la empresa, sus necesidades y factores críticos, así como las expectativas del cliente se optó por desarrollar una aplicación de RFID a su medida y que pudiera tener potencial aguas arriba (proveedores) y aguas abajo (distribuidores)”.

Este proyecto tenía los siguientes objetivos:

La puesta en marcha de un sistema de implantación sencilla y que no significara tener que prescindir del resto de aplicaciones de gestión y control que la empresa tenía hasta ese momento: “Se tenía que evitar por todos los medios un proceso de implantación que paralizara, durante un período de tiempo más o menos largo, la actividad de la compañía. Además, lo que se demandaba no era una tecnología con aplicaciones revolucionarias, sino una que agilizara el control y la búsqueda de artículos en los almacenes de materias primas y producto acabado”.
Mejora de los procesos de entrada y de salida de producto acabado y materia prima y de los movimientos internos.
Control de los inventarios en tiempo real.
Puesta a disposición de la dirección de la empresa de un histórico fiable.
Tener la trazabilidad de las materias primas y del producto acabado, con el fin de identificar el origen de posibles piezas defectuosas.

Dotar a los gerentes y operarios del almacén de una herramienta tecnológica que no solo mejorara su trabajo diario, sino que fuera fiable y de fácil manejo.

“En ningún momento, se planteó que tuviera incidencias aguas arriba o abajo, aunque, claro está, se diseñó con vistas a que la empresa estuviera preparada para la aplicación de la RFID en toda su cadena de suministro”.

Los elementos que ha implicado el desarrollo de este proyecto han sido:

Tags de RFID pasivos (no necesitan alimentación eléctrica), regrabables y que operan en una banda de frecuencia de 13,56 MHz. Estos tags están recubiertos con cápsulas de alta resistencia, “debido a la naturaleza del trabajo en el almacén, que no tiene ningún tipo de automatismo, y en el que se hacen muchos movimientos bruscos. Por ello, los tags tienen que estar protegidos para asegurarles su vida útil: 10 años. Otro de los condicionantes del diseño de estos tags es que este proyecto es una solución aislada dentro de la cadena de suministro del artículo: son microchips que no saldrán del almacén y que siempre serán reutilizados. De esta forma, los tags asignados a huecos en las estanterías permanecen fijos en las mismas. En el caso de los embalajes, los tags se recuperan y reciclan continuamente en cuanto que sirven en la planta de ensamblaje para identificar las referencias o el producto acabado que es enviado a sus clientes.
Asignación de etiquetas identificativas de RFID: por un lado, en cada hueco de estantería, y por otro, en cada embalaje con referencias de materia prima.
Software que establece una relación operativa entre los tags identificativos de huecos y los de referencias en embalaje y que permite migrar estos datos al SGA del almacén.
Gestión operativa del almacén a través de terminales portátiles (PDAs) conectados a un router* inalámbrico con capacidad para emitir y recibir datos por radiofrecuencia. Estos PDAs están dotados de una antena/lector de HF (alta frecuencia) con capacidad para leer las etiquetas con tags hasta una distancia de 10 cm. Esta distancia tan pequeña es necesaria para evitar que la PDA haga lecturas erróneas provenientes de otros microchips. Asimismo, cuenta con una aplicación informática para programar y gestionar la información contenida en el microchip: “Cuando en la recepción del Almacén se registra la entrada de un pedido con varias piezas primarias, el operario del almacén las registra en la PDA y las guarda en un embalaje con un tag, que es registrado por el aparato. A continuación, siguiendo las instrucciones del aparato, el operario coloca este embalaje en un hueco de estantería y registra su ubicación pasando el lector de la PDA por el tag. Estos dos datos –referencias en el embalaje y su ubicación en la estantería- contenidos en el dispositivo portátil, son transmitidos al SGA. De esta forma, cuando el operario tiene que buscar referencias primarias, las anota en la PDA y ésta le indica en qué ubicación encontrarlas. Una vez que retira las piezas, las da de baja en el sistema. Otro punto es la preparación de envíos de producto terminado. El operario registra en su aparato las referencias que hay en ese pedido, las coloca en un embalaje, que es ubicado en un hueco del almacén de producto terminado, repitiendo la operación de que su terminal portátil lea la señal emitida por el microchip de esa ubicación para que se crucen los datos y sean enviados al SGA, dando también de baja estos datos cuando son retirados. Todo esto hace que el sistema registre de forma automatizada las entradas y salidas de artículos en el almacén, así como su ubicación y sus movimientos internos”.

La tecnología RFID implantada tiene dos aplicaciones de gestión. Una está destinada al sistema central de información de la empresa y está conectada con un servidor de base de datos para su ejecución en estaciones de trabajo sin especiales requerimientos. El menú principal de esta aplicación está estructurado en tres áreas: órdenes de entrada, consultas y movimientos, teniendo esta última como objeto poder crear, eliminar, modificar y buscar áreas o referencias en la base de datos.
La segunda aplicación va referida a los terminales portátiles de uso en el almacén. Sus funcionalidades se corresponden con los de la operativa diaria, analizada en el proceso previo a la implantación del proyecto. El menú de pantalla de las PDAs gestiona los siguientes aspectos:

Asignación de tags a los huecos y a las cajas o unidades logísticas.
Las entradas que llegan desde las diferentes opciones (proveedores, producción, trabajos externos, etc.…).
Las salidas que se producen (trabajos externos, clientes, chatarra, etc.…).
Los movimientos internos.
La ubicación de las referencias.
Los ajustes por inventario.
Las consultas, entre ellas las correspondientes a inventario o del contenido asociado a un tag.

Con el fin de que los operarios puedan aprovechar al máximo las posibilidades ofrecidas por la PDA, la aplicación se ha desarrollado de manera muy intuitiva y fácil de operar, con pantallas sencillas, menús desplegables y elementos gráficos de gestión visual (como, por ejemplo, un semáforo).

Uno de los elementos que ha favorecido el éxito de este proyecto ha sido la implicación de los operarios, aun cuando su conocimiento de las NTICs era prácticamente nulo. Por otro lado, habían vivido ya las tensiones internas entre equipos con motivo de las pérdidas de piezas y los retrasos aparejados, sin
contar las derivadas de toda nueva aplicación tecnológica y su repercusión sobre su trabajo.

Desde el principio quedó muy claro que lo que se pretendía era le mejora de su rendimiento y, por tanto, evitar ampliaciones innecesarias de plantilla y no el recorte de personal. Este sistema se planteó desde el principio como una herramienta que tenía que ser utilizada por el equipo de almacén para facilitar su trabajo, por lo que el conocimiento informático previo de este no podía ser un elemento significativo. Con estos requerimientos que se pudieron aplicar al nuevo Sistema de Gestión, el período de instrucción en la nueva tecnología fue sencillo: en total se emplearon tres semanas a tiempo parcial en impartir los cursos y adiestrar a los empleados, llegando a aportar éstos soluciones de mejora relacionadas con su experiencia en la operativa diaria”.

Una de las conclusiones principales ha sido la aplicabilidad de la RFID para dar un gran salto tecnológico dentro de una pequeña empresa, “sin necesidad de
hacer tabla rasa con su cultura corporativa o de tener que cambiar su estructura de plantilla”. Asimismo, no solo se han cumplido los objetivos iniciales, sino que se han obtenido otras mejoras, entre ellas:

Aumento de la productividad, derivada de la reducción de tiempos en la búsqueda de componentes. Esto se ha traducido en una mejora clara en el aprovisionamiento a la producción.
Control de los inventarios en tiempo real. Esto ha facilitado la comprobación de la disponibilidad de materias primas.
Objetivación de los procesos: “Esto ha sido fundamental, pues la memoria de los inventarios y las localizaciones está en los sistemas y ya no depende del factor humano”.

A muchos les llamará la atención que no se cite el hecho de que se mejore el servicio al cliente, a través de buscarles productos complementarios al que pidió en caso de que no se tenga en almacén. El tipo de mercado al que se dirige este fabricante hace que el distribuidor tenga muy claro qué producto demanda, no pudiéndose buscar complementariedades. Es este elemento el que ha hecho que la firma tenga integrado en una misma instalación los almacenes de entrada y salida y la planta productiva”.

Otro de los elementos importantes es el ROI: “El retorno de la inversión efectuada se prevé que se haga en el plazo de un año desde que el proyecto ha estado a pleno rendimiento”.